De btw audit van uw organisatie gaat na of de administratieve processen en documenten een volledige compliance vertonen met de huidige (niet onbelangrijk !) btw-wetgeving. Doordat de houdbaarheidsdatum van regelgeving bijzonder kort is geworden, is dit een voortschrijdend proces. Een organisatie die 5 jaar geleden in orde was, kan volledig verkeerd bezig zijn in de context van de huidige wetgeving...
In zulke audit wordt het administratief proces op btw-vlak gescreend. De mogelijke risico’s worden in kaart gebracht. We gaan niet alleen na wat de btw-administratie bij een eventuele controle als “buit” zou kunnen aantreffen, maar we gaan ook na in welke mate de organisatie risico’s vertoont op het niet correct toepassen van de btw-wetgeving. Hieruit volgen aanbevelingen en een set aan beheersmaatregelen.
In de Belgische btw-wetgeving is er een verplichting om de vrijstellingsregel, de reden waarom men vrijstelling van btw kan verkregen, op de factuur te plaatsen. Wij verwijzen niet enkel naar de Belgische artikels, maar ook naar de Europese Richtlijn. Dat maakt het een stuk makkelijker voor de ontvanger in een ander EU land om te weten naar welke wetgeving er verwezen wordt. Deze vrijstellingsregels leveren we ook aan in de diverse andere talen van de EU. Het ontbreken van zulke vrijstellingsregels zorgt steevast voor torenhoge boetes bij het gecontroleerde bedrijf. Bedrijven uit andere EU-landen, bijvoorbeeld Nederland, zijn dit niet gewoon: in Nederland is men niet verplicht om de vrijstellingsregel op de factuur te plaatsen...
Om uw organisatie future proof te maken, zal er vroeg of laat een vraag zijn naar elektronische facturering. De overgang naar een volledige digitale omgeving: e-ordering, e-invoicing, e-filling is hét ogenblik bij uitstek om een audit te laten uitvoeren . De aankoopmodule, logistieke module en de facturering worden hierbij doorgelicht. Vaak gaat zulke omwenteling gepaard met het implementeren van andere software. Om te vermijden dat fouten uit het verleden worden meegenomen of dat nieuwe fouten opduiken, doet men er best aan het een en ander af te toetsen.
De btw-administratie heeft in haar strijd tegen de fiscale fraude belangrijke wetsbepalingen ter beschikking gekregen. Denken we maar aan een algemene anti-rechtsmisbruikbepaling en de hoofdelijke aansprakelijkheid bestuurders. Men heeft de termen authenticiteit en integriteit geïntroduceerd: men dient aan te tonen dat een handelstransactie waarachtig is om het recht op aftrek van btw te kunnen genieten. In heel dit proces is het belangrijk dat de volledige organisatie interne controleprocessen kan voorleggen.